Meningkatkan Produktifitas Bekerja

Admin LPNU LamonganApril 3, 2023

14 4 minutes read

Berikut 3 tips agar produktif dalam tugas dan bekerja :

Deep Work : Fokus Kerja dan Bebas Distraksi
Monotasking : Lebih Produktif dibanding Multitasking
Pomodoro : Manajemen Waktu

Deep Work : Fokus Kerja dan Bebas Distraksi

Deep Work adalah aktivitas professional yang dilakukan dalam kondisi “distraction-free”, dan mendorong kita untuk fokus serta menggunakan kapasitas kognitif kita secara maksimum.

Contoh dari Deep Work seperti programming, menulis, men-desain, menganalisa, dsb. Deep Work ini diyakinin sebagai kegiatan yang dapat menghasilkan nilai/tingkat produktifitas yang tinggi.

Rumus yang disebutkan di buku ini: High-Quality Work Produced = (Time Spent) x (Intensity of Focus).

Salah satu kendala utama seseorang untuk bisa melakukan Deep Work adalah karena dia selalu terdistraksi. Atensi dia selalu terarahkan ke pekerjaan-pekerjaan yang menghasilkan value/nilai yang rendah, seperti: Membalas email, scrolling social media, chat-chat di slack, dan sebagainya.

Perlu dipahami bahwa kita itu memiliki jatah tekad (willpower) yang terbatas dalam bekerja. Misal, kita hari ini punya jatah tekad untuk mengerjakan 3 hal. Maka kalau 1 dipake meeting, sisanya tinggal 2 lagi. Kalau kita tidak mengerjakan hal yang memberikan nilai yang besar, maka hari itu kita jadi tidak produktif.

Cara melakukan Deep Work

Perlu ada ritual/rutinitas. Ini memaksa kita mengubah mode menjadi mode fokus di saat itu. Misalkan, kita tentukan lokasi, jam, dan kegiatan spesifik yang dilakukan saat Deep Work.

Terdapat 3 metode Deep Work yang berbeda. Kita dapat memilihnya tergantung pekerjaan dan karakter diri kita:

The Bimodal Philosophy — Metode ini meyakini bahwa kita harus block waktu minimal seharian untuk melakukan Deep Work. Metode ini membuat kita menjadi punya 2 tipe hari: hari kita terdistraksi, dan hari kita deep work. Contohnya, kita bisa atur meeting kita dan jawab semua chat/email di hari senin — rabu, lalu di hari kamis dan jumat, kita benar-benar diskonek dari social media/slack/email dsb, dan fokus melakukan Deep Work.
The Rhythmic Philosophy — Metode ini berpendapat bahwa Deep Work itu bisa dilakukan dalam beberapa jam saja, namun ini harus dilakukan sering, kalau bisa setiap hari. Misalkan, dari jam 7–9 pagi kita memaksa diri untuk fokus menulis, dan di atas jam 9, kita bisa terbuka untuk distraksi kembali.
The Journalistic Philosophy (Super Hard) — Di metode ini, seseorang bisa mengubah fokus pikirannya ke mode Deep Work dalam sesaat. Sehingga dia bisa melakukan Deep Work di sela waktu senggangnya saja. Hanya orang-orang tertentu, seperti seorang jurnalis yang terbiasa dikejar deadline dan perlu mengubah fokus seketika, yang dapat melakukan metode ini dengan efektif.

Salah satu hal penting lainnya untuk melakukan Deep Work adalah kita harus bisa menghilangkan distraksi secara signifikan.

Opsi 1: Quit Social Media. Uninstall Social Media dan apps lainnya, setidaknya di hari-hari dimana kamu melakukan Deep Work.
Opsi 2: Jadwalkan kapan kamu boleh terdistraksi. Biasanya, seseorang akan menjadwalkan diri kapan waktu dia bisa fokus, dan di luar itu, dia bisa buka social media dsb. Namun, pendekatan yang lebih efektif adalah sebaliknya. Jadikan waktu fokus/Deep Work kamu itu sebagai default, dan beri waktu khusus untuk kamu bisa terdistraksi.

Monotasking : Lebih Produktif dibanding Multitasking

Monotasking dikenal sebagai single-tasking, sebuah praktik mendedikasikan diri pada tugas tertentu, dan meminimalkan potensi gangguan. Berikut beberapa langkah yang dapat dilakukan supaya mencapai monotasking yang efektif dan sukses.

Rencanakan hari dan prioritaskan diri. Buatlah daftar tugas atau kegiatan yang harus diselesaikan dalam suatu rentang waktu. Berikan lebih banyak waktu utama untuk tugas-tugas penting terlebih dahulu. Dengan demikian, otak akan terfokus pada yang harus dilakukan sekarang dan selanjutnya, sampai hari itu berakhir. Hal tersebut tentunya akan membuat Kawan lebih disiplin.
Matikan teknologi. Notifikasi yang terus bermunculan akan sangat mengganggu, bahkan memicu stres. Berdasarkan survei yang dilakukan Universitas Nottingham Trent, seseorang memeriksa telepon hingga 85 kali sehari, yang berarti penggunaan dalam waktu lima jam. Matikan ponsel atau notifikasi karena sekali teralihkan, otak manusia normal membutuhkan waktu 40 menit untuk mencapai tingkat fokus yang sama.
Segarkan dan istirahatkan diri. Setiap kali selesai mengerjakan tugas, istirahatlah sejenak. Lihat ke luar jendela atau ruangan, hirup udara segar, berjalan-jalan melihat tanaman dan pepohonan, atau berbicara dengan rekan. Tidur siang selama 10 sampai 15 menit juga bisa menjadi pilihan, karena menurut kedokteran hal itu setara dengan tidur ekstra 90 menit pada malam sebelumnya, dan berpotensi meningkatkan IQ secara efektif.
Tetap sibuk dan fokus. Saat pikiran mengembara, saat itulah Kawan akan kehilangan konsentrasi dan menggapai hal lain untuk dilakukan. Dengan begitu, pikiran lebih mudah teralihkan. Jangan biarkan ini terjadi. Tanamkan pikiran bahwa yang sedang Kawan lakukan cukup menarik dan Kawan mampu untuk menyelesaikannya.
Bersihkan area kerja. Lingkungan berperan penting bagi kenyamanan dalam melakukan sesuatu. Menjaga kebersihan area kerja tidak hanya menciptakan lingkungan yang lebih sehat, tetapi juga cenderung membantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan produktif.

Pomodoro : Manajemen Waktu

Teknik Pomodoro merupakan sistem manajemen waktu yang menggugah orang untuk bekerja secara fokus dalam rentang waktu yang mereka miliki. Secara singkat, dengan menggunakan sistem ini kita akan membagi pekerjaan kita menjadi 25 menit per kegiatan dengan bekerja secara fokus terhadap satu tugas, kemudian 5 menit istirahat total, setiap jeda istirahat ini disebut sebagai “pomodoro”. Kemudiansetelah melakukan 4 kali pomodoro, kita mengambil istirahat yang lebih lama lagi, yakni sekitar 15 sampai 20 menit.

Gambar : https://medium.com/@toheed.zafar01/be-more-productive-with-pomodoro-technique-8f795e2fdd23

Teknik timer ini bertujuan untuk membuat adanya urgensi terhadap suatu pekerjaan dan bukannya membuat kita merasa memiliki pekerjaan yang tidak ada habisnya, sehingga membuat kita terdistraksi oleh hal-hal kecil dan membuat waktu kita yang berharga terbuang percuma. Oleh karena itu, teknik ini mengubah pola pikir kita bahwa sekarang kita hanya punya 25 menit untuk membuat progress sebanyak mungkinpada suatu pekerjaan dalam waktu yang sedikit. Saat melakukan teknik ini sangat disarankan untuk mematikan koneksi internet atau menjauhkan handphone dan/atau laptop yang dapat mengganggu fokus kita dalam mengerjakan suatu tugas.

Referensi :