Setiap orang memiliki cara yang berbeda-beda dalam meningkatkan produktivitas. Cara yang menurut kita efektif, belum tentu bisa diterapkan dengan mudah bagi orang lain.
Menarik untuk mengamati bagaimana setiap orang memiliki rentang waktu yang sama dalam satu hari tapi upaya dan hasil yang diperoleh dapat berbeda-beda. Salah satu cara meningkatkan produktivitas yang cukup populer adalah dengan menerapkan metode Ivy Lee yang sudah banyak digunakan sejak 100 tahun silam.
Dalam dunia public relation, Ivy Lee dikenal sebagai pelopor dan praktisi hubungan masyarakat yang andal. Namun nama Ivy Lee tidak hanya dikenal karena praktik tersebut. Ia juga merumuskan metode yang disebut metode Ivy Lee yang terbukti dapat meningkatkan produktivitas seseorang dengan baik.
Metode Ivy Lee juga mampu mengantarkan Charles M. Schwab, salah satu pengusaha baja di Amerika, menjadi salah satu orang terkaya di dunia pada tahun 1918. Berbagai teknik untuk meningkatkan produktivitas memiliki kesamaan dalam satu hal, yaitu mengajak kita untuk fokus pada satu pekerjaan dan menyelesaikannya saat itu juga. Begitu pun prinsip yang berlaku dalam metode Ivy Lee.
Secara singkat, metode Ivy Lee bisa dilakukan dengan cara berikut:
1. Buat daftar 6 tugas terpenting hari ini
Produktivitas esok hari bisa ditentukan dengan bagaimana kamu merancang hari ini. Semakin matang rencanamu hari ini, maka hari esok akan terasa lebih mudah untuk dijalani.
Dalam metode Ivy Lee, setiap penghujung hari kerja kamu diminta untuk menyusun 6 tugas penting yang perlu kamu selesaikan esok hari. Jika ada lebih dari 6 tugas dengan sifat yang tidak mendesak, letakkan tugas tersebut di hari lain.
2. Buat prioritas dari 6 tugas penting tersebut
Setelah menyusun 6 tugas yang harus diselesaikan esok hari, susun prioritas tugas tersebut dengan urutan yang paling penting hingga ke yang tidak terlalu penting. Sekilas terlihat mudah, tetapi menentukan mana prioritas tugas yang penting tidak semudah kelihatannya dan terkadang hal ini memakan waktu lama. Sebaiknya, siapkan waktu yang cukup untuk menentukan daftar tugas agar tidak menyusunnya secara terburu-buru.
3. Fokus pada satu tugas
Metode Ivy Lee meminta kita untuk fokus hanya pada satu tugas saat bekerja dan jangan mulai melanjutkan tugas yang lain ketika satu tugas belum benar-benar tuntas. Dengan melakukan satu tugas pada satu waktu, kamu akan lebih mudah fokus sehingga dapat berkonsentrasi dengan baik.
4. Pindahkan kegiatan yang belum selesai ke esok hari
Jika ada tugas yang belum selesai hari ini, maka pindahkan daftar tugas tersebut ke daftar tugas esok hari. Namun, tetap batasi jumlah tugas menjadi 6 tugas dalam setiap harinya.
Bekerja dalam jumlah tugas yang kecil membantumu lebih mudah mengatur waktu, fokus dan tenaga saat bekerja sehingga membuatmu lebih produktif.
5. Ulangi proses ini setiap hari
Metode Ivy Lee dianggap efektif untuk meningkatkan produktivitas karena membantumu fokus pada satu pekerjaan saja dan mengabaikan distraksi yang muncul. Selain itu metode ini juga melatihmu mengambil keputusan sulit dalam menentukan mana prioritas yang penting dan yang kurang penting.
Memang tak mudah menentukan mana yang harus diutamakan terlebih dahulu ketika semua tugas terasa penting. Tapi jika kamu tidak membuat prioritas, kamu justru akan lebih mudah terdistraksi pada banyak hal yang berakibat pada menurunnya produktivitas.
Beberapa keunggulan penerapan Ivy Lee untuk meningkatkan produktivitas:
1. Mulai dengan perencanaan
Menurut Ivy Lee, produktivitas bisa ditingkatkan jika kegiatan yang akan dilakukan esok hari telah direncanakan dengan matang sehari sebelumnya. Dengan membuat perencanaan yang baik, kamu dapat melihat berapa lama sebuah pekerjaan akan memakan waktu serta bagaimana cara penyelesaiannya yang paling efektif.
2. Metode Ivy Lee sederhana
Untuk meningkatkan produktivitas, yang kamu butuhkan ternyata bukan metode bekerja yang rumit tetapi sangat sederhana: dahulukan pekerjaan yang terpenting dan hanya fokus pada satu pekerjaan saja hingga selesai.
Lalu apa yang harus dilakukan ketika di tengah pekerjaan muncul kondisi darurat dan distraksi penting lainnya? Ivy Lee menyarankan untuk tetap fokus pada tugas yang sudah disusun dan mengabaikan distraksi yang muncul. Atasi kondisi darurat hanya ketika kondisinya benar-benar tidak bisa terelakkan. Setelah situasi darurat muncul, kembalilah menyelesaikan pada tugas pada daftar.
3. Menantangmu membuat keputusan sulit
Rahasia metode Ivy Lee bukan pada jumlah tugas yang disusun. Metode ini mirip dengan aturan 25-5 milik Warren Buffett yang meminta kamu untuk fokus pada 5 tugas penting dan mengabaikan lainnya.
Kunci dari metode Ivy Lee adalah melatih kamu menantang diri sendiri untuk menentukan batas dan mengambil keputusan sulit. Ketika di pikiran muncul terlalu banyak ide atau kewalahan menghadapi pekerjaan, kamu harus bisa membuat keputusan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan menomorduakan lainnya. Intinya, jika tidak memusatkan energi dan komitmen pada satu hal, maka kamu akan mudah terdistraksi pada banyak hal.
4. Memudahkan untuk memulai
Terkadang yang paling sulit dari mengerjakan tugas adalah bagaimana memulainya. Dengan metode Ivy Lee, kamu telah menjawab pertanyaan tersebut sehari sebelumnya dan inilah yang membuat metode Ivy Lee efektif. Kamu punya waktu semalaman untuk menentukan apa yang harus dikerjakan esok sehingga ketika hari H, kamu hanya perlu datang mengerjakan tugas sesuai daftar.
5. Fokus pada satu tugas
Perkembangan teknologi membuat kamu berpikir bahwa semua pekerjaan akan lebih mudah jika multi-tasking. Faktanya, multitasking sebenarnya sulit terjadi karena otak umumnya hanya dapat fokus pada satu hal untuk satu waktu.
Yang dilakukan selama ini bukanlah multitasking melainkan task switching yaitu melakukan pekerjaan dalam waktu yang bersamaan atau berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain. Kondisi ini kerap membuat daya konsentrasi menurun dan badan menjadi mudah lelah.
Pada metode Ivy Lee, kamu diminta hanya fokus pada satu tugas dalam satu waktu sehingga bisa memusatkan fokus dan energi untuk menyelesaikan tugas tersebut. Dengan cara ini, otak tidak akan membagi fokus ke hal yang lain di luar tugas sehingga kamu mampu bekerja lebih efisien.
Referensi :
- 5 Langkah Menerapkan Ivy Lee Methods untuk Meningkatkan Produktivitas
- Keunggulan Menerapkan Ivy Lee Methods
Write down the most important things you have to do tomorrow. Now, number them in the order of their true importance. The first thing tomorrow morning, start working on an item Number 1, and stay with it until completed. Then take item Number 2 the same way. Then Number 3, and so on. Don’t worry if you don’t complete everything on the schedule. At least you will have completed the most important projects before getting to the less important ones.
Ivy Lee
Tuliskan hal terpenting yang harus Anda lakukan besok. Sekarang, beri nomor sesuai urutan kepentingan sebenarnya. Hal pertama besok pagi, mulailah mengerjakan item Nomor 1, dan tetap dengan itu sampai selesai. Kemudian ambil item nomor 2 dengan cara yang sama. Kemudian Nomor 3, dan seterusnya. Jangan khawatir jika Anda tidak menyelesaikan semua yang ada di jadwal. Setidaknya Anda telah menyelesaikan proyek yang paling penting sebelum mengerjakan proyek yang kurang penting.
